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Unterschriften / Digitale Signatur : Dialogbasierte Signaturerfassung


Die Vorteile der elektronischen Unterschrift sind gerade für Unternehmen mit komplexen Verantwortlichkeiten und hohem Belegverkehr beträchtlich.

 

Sie erhalten noch schnellere Durchlaufzeiten durch die Vereinfachung des Belegflusses und reduzieren Ihren Papierverbrauch. Die erfassten biometrischen Daten ermöglichen eine automatisierte Echtheitsprüfung und damit einhergehende hohe Sicherheit.

 

Die Voraussetzung für den reibungslosen Ablauf ist die Integration des signierten elektronischen Dokuments in den Workflow Ihres Unternehmens. In dem Modul tacoss.eTRADE besteht in verschiedenen Programmbereichen die Möglichkeit, Belege digital zu unterschreiben.

Der Ablauf der Signatur-Erfassung beim Sofortdruck eines Belegformulars wurde direkt in den Druckprozess mit eingebunden und wird automatisch aufgerufen, sofern die erforderlichen Einstellungen vorhanden sind.

 

Die Einstellungen können für diverse Formulartypen vorgenommen werden:

  • Auftragsformulare
  • Kontraktformulare
  • Kassenformulare
  • Transportformulare
  • Waagen-Formulare

 


Detaillierte Überwachung und Steuerung


Um den Fortschritt der Signatur-Erfassung zu überwachen und in den normalerweise automatisch ablaufenden Prozess eingreifen zu können, öffnet sich zu Beginn der Erfassung ein Dialogfenster.

 

Wurden für das Formular keine zu unterzeichnenden Signatur-Objekte definiert, wird der Beleg direkt gedruckt.

Da in einigen Situationen der Signatur-Erfassung ein Eingreifen Ihres Anwenders unabdingbar ist, stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung, die eine genaue Überwachung und Steuerung der Signatur-Geräte für Sie ermöglichen.


Flexible Geräteanbindung


Die verfügbaren Unterschriften-Pads bzw. -Geräte, die zum Unterzeichnen verwendet werden, können entweder standortgebunden innerhalb der Abholwerke oder aber über einen USB-Anschluss angebunden werden.

Zu den ermittelten Unterschriften-Pads bzw. -Geräten werden daher auch sämtliche Geräte berücksichtigt, deren Rechnername dem aktuell in tacoss.eTRADE angemeldeten Rechner entspricht.


Beispiel-Layout


In dieser Anzeige wird ein kompletter Beleg auf dem Signatur-Gerät „Signotec ALPHA“ angezeigt. 

Das Signaturfeld wird „extrahiert“, sodass der Unterzeichner mehr Platz hat. Das originale Signatur-Objekt wird ausgegraut.


Vereinfachung des Belegmanagements


Durch Hinweise und genaue Fehlermeldungen werden Sie jederzeit bei der Erfassung der Unterschrift unterstützt. Ist alles korrekt eingestellt, unterschreibt Ihr Geschäftspartner auf dem Signatur-Pad und erhält wie gewohnt einen Beleg aus Papier, während Ihr digitaler Beleg mit den biometrischen Merkmalen der Unterschrift erstellt und gespeichert wird.

Daraufhin kann das elektronische Dokument zentral in der Datenbank verschlüsselt archiviert werden. Der Zugriff auf das elektronische, signierte Dokument ist jederzeit einfach, schnell und sicher möglich.

Ein weiterer elektronischer Prozess, der Ressourcen, Zeit und Kosten spart.